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组织协作的GTD利器:云之家V10时间助手深度评测

时间:2018-06-04 17:27:12 来源:TECH英皇国际娱乐棋牌 评论:0 点击:0
什么是时间赋能,如何提升团队的协作效率?

体验环境

体验机型:iPhone6s plus

系统版本:IOS 10.3.3

APP版本:10.0.1

体验时间:2018年6月1日

报告概述

本文结构框架如下:

 

产品介绍

时间助手是移动办公软件 云之家 里的一个轻应用,帮助用户管理时间的安排,通俗来就是日程管理。目前支持三种类型,分别是日程、会议和记事。发布会中提到主要的目的是提高团队效率,赋能员工。在日常办公场景里,工作日程始终是办公场景的主线,贯穿整个所有的工作中,但是国内对于办公日程应用并不流行,这个原因是为什么?先不回答,请继续往下

功能结构
设计理念

深入体验了“时间助手”,相比传统的GTD产品而言,协作的优势表现尤为突出,因为随着工作方式的转变,协作方式也一直在变化,工作日程不仅仅是给自己安排,协作的特性越来越重要,因为“有创造力的个体是由于组织需要实现它自己无法达成的目标而存在的”——陈春花

所以按着我的理解整体的时间助手是基于GTD的理念上,赋予了协作组织的概念,形成了GOTD(GettingOrganizationnal Things Done)。

 

产品体验
创建协作日程/会议

在工作场景中协作总是耗费大量的时间和精力,传统的协作软件工具,通过邮箱、创建账号等第三方支持等方式打通协作,需要的成本非常高,所以大部份是个人在使用。而“时间助手”基于云之家“组织架构”组织优势,相比传统协作工具在创建协作过程中更加简单直接,仅需一步“选择协作人”即可快速构建起协作团队。

建议优化点:在选择横多个部门协作时,因为公司组织结构相对复杂,在选择协作成员的流程中流程比较复杂。希望能得到一些优化,比如可以记录我曾经选择的记录等,更方便选择协作人

协作冲突

从目前了解到,此功能应该是作为一个亮点功能,在实际工作中我们经常会遇到“时间冲突”问题,我们需要花费很多的时间通过线下进行沟通协调。云之家“时间助手”在设定好时间区间后,选择协作人后根据每个成员的时间安排提示“时间冲突”

建议优化点:后续是否可以根据所选择的所有协作人智能帮我计算出一个最合适的“建议时间”帮助我更方便的完成预约,让协调更高效。

提醒功能

提醒分为消息提醒、订阅提醒、超强提醒三种类型。主要提醒通过订阅消息,以及首页的未读消息引导进行提醒用户。但是通过订阅消息推送非常容易被IM中的未读消息红点冲散;首页是提醒也相对较弱;为了有效提醒又要避免打扰用户,最后一道防线“超强提醒”。促使团队协作沟通必达表现的淋漓尽致。

提醒功能结构

  • 日程开始提醒
  • 一键提醒功能
  • 消息推送机制

提醒功能在实际场景中的应用

  • 新建协作日程或会议时:在收到日程的时候,订阅号会推送相应的预约消息,在首页时间助手卡片上会有红点提示,以及首页提示一条新消息,
  • 开始前提醒:任务开始前,系统会向所有协作成员推送消息提醒
  • 超强提醒:在一段时间内预约成员没有及时接受/阅读日程或任务逾期,发起人可以通过短信\电话提醒保证工作安排必达。

  • 状态变更:协作者在收到相应的提醒时,打开详情界面,可以选择接受/不接受、完成、提交总结等状态变更,以及有回复等场景下,并且把协作所有操作通知发起人,及时了解状态;

快捷转日程

消息识别

时间助手还基于沟通场景增加两种创建方式,消息中可以方便的转日程安排,以及小云机器人主动识别进行转日程,这两个个场景的确达到了降低使用成本。并且也深入了我们日常沟通中经常有些事项需要后续处理,在这里使用日程记录提醒,非常方便。

 


小云机器人智能识别

小云机器人的主动识别日程,通过智能提醒的方式强化用户使用动机。就像我们以前用过QQ当聊天内容有关于“时间、地点”等一类的字段时,就会自动弹出创建日程快捷按钮。用户可以通过点击按钮创建,并将消息中你所@的成员自动添加至协作人/与会人中。

 

优化建议:在体验过程中小云智能识别的准确程度略差一些,或许是针对关键字的识别的字段内容不够丰富,有时候会无法识别。

工作汇报计划转日程

有些公司每周一要求提交上周工作内容及本周的计划安排,我相信很多很多公司都有相关的制度。日程与工作汇报打通,可以将本周工作计划转为本周日程,可以将上周工作总结从“时间助手”中读取过来,减少了使用者重复工作。

 

优化建议:但是针对这个功能而言不是很完善,而且很隐藏,我是花了时间研究才发现的,工作计划创建日程会自动根据系统生成的序号创建生成我的日程去跟踪。

总结&建议

最终体验完整个“时间助手”的整体流程个人感觉总体体验感觉解决了协作的问题,用便捷的方式提高团队协作效率,节约时间成本。产品特点比较突显出协作的简便与结合小云机器人的智能识别降低了用户使用门槛,整体需求挖掘比较贴合实际场景。只是体验了部份功能,给出自己的真实感受,如果日程或协作创建门槛的降低,我相信越来越多国内用户会慢慢喜欢使用类似的软件,来记录自己工作时间。

但是相对于日程管理来说,功能还是相对简单,缺少周期重复,日程共享,多次提醒等功能,希望能在下一版本中看到这些日程管理的基础功能。在操作上创建、接受、完成等相关操作中使用成本略高。是否可以通过新的交互形式结合场景分析给出合理的快速操作方式,比如当有一条重要的日程任务需要我协作时,选用适当的时间和位置显示提醒并让用户尽可能的快速接受/拒绝任务。包括完成、提醒等提示和操作上尽可能做到所见即,增强用户体验。

GTD就是Getting Things Done的缩写,翻译过来就是“把事情做完”,是一个管理时间的方法。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。(引用于百度百科)